本文将介绍选择易于使用的电子采购系统、沟通、供应商选择、审计和风险控制、预算洞察力和控制力等关键功能，以及打造高效采购流程的必备步骤和策略。通过优化采购流程，提升工作效率和透明度，企业可以更好地管理采购活动并降低成本。

易于使用的电子采购系统所需的基本功能包括可视性、流程效率、消除恶意支出和解决方案可以帮助您提高利润。您选择的支出管理或电子采购解决方案应满足这些关键需求。

1、易于移动和使用界面。

强调简单易用界面的重要性并不过分。培训或者让团队适应过于复杂的平台所花费的时间(和金钱)永远无法收回。你的电子采购系统应该遵循“少即是多”的原则。简化软件堆栈意味着各级员工工作更快，过渡更顺畅，不会妨碍组织的日常运行。

根据经验，我们应该为终端用户培训提供解决方案。您的采购软件应该易于操作；任何复杂的事情都会花费你的时间和资源。用户的使用对于任何支出管理技术投资的成功都非常重要。选择一个可以提供移动性、简单性和与您目前操作无缝集成的平台。

2、沟通

对于所有利益相关者来说，沟通对于准确理解采购过程中发生的事情非常重要。您的软件需要通过自动电子邮件通知和实时应用提醒提供合规检查工具来提高采购审批率。

选择能提高透明度、提示利益相关者的交易活动的软件。有效的电子采购解决方案可以为采购团队、用户和主管提供全面的可见性，并授权他们做出明智的支出决策。整个过程应该简单、集中、可追溯、完全允许，并在前端提供强大的客户支持。

3、供应商选择

您的电子采购系统应具有供应商浏览功能，以确保只有允许的供应商才能购买。通过向提供最佳价值合同的供应商购买，可以提高管理成本。充分利用数据，讨论更优惠的数量，提前结算折扣，可以提高你的购买力。

4、能进行审计和风险控制

易于使用电子采购软件可以提高可审计性。确保提供包括详细交易、用户活动、日期和时间戳在内的审计和跟踪解决方案。这种透明度促进了问责制——改变消费行为的强大动力。

在产生任何费用之前，通过安排电子采购解决方案，可以量化风险，让你对支出的潜在影响有更深入的了解，从而降低交易中的风险。

5、预算洞察力和控制力

预算的可见性使用户能够做出明智的购买决定。您的电子采购系统应为授权人员提供实时动态访问权限，并可报告预算和具体情况。

您所选择的工具应根据预算对所有费用和项目进行跟踪，并通过仪表板了解可用费用和承诺费用，以促进预算管理。

6、符合策略

通过在电子采购系统中配置你的支出策略来保护运营资金。为了进一步提高可审计性，并为维持利润提供内部控制，您的解决方案应积极管理战略合规性。

7、节省自动化时间

任何采购解决方案的基石都是自动化驱动的效率和实现价值的时间。你的解决方案应该是自动化的工作流程，提高准确性，减少人为错误，为更具战略意义的计划腾出宝贵的时间。通过使用电子采购技术，可以大大缩短采购周期，减少ＡＰ团队负担。

易于使用的电子采购系统应该具备哪些关键功能？

8、审批工作流

工作流程配置不需要任何额外的时间或金钱。工作流程应自动化，具有多级升级功能，终端用户不需要手动参与。为了促进措施，标记潜在风险，您的采购工作流程必须向审批人提供提醒和电子邮件通知。

有了高效的审批流程系统，你将大大减少审批采购订单的时间，因为这个过程是完全自动化和零风险的，从而节省你的时间、财富和资源。

9、整合商品目录和外部在线供应商目录

通过整合商品目录和外部在线供应商目录，简化企业采购，获得仅针对企业的批量折扣。部署在线获取供应商目录的过程，并在电子采购解决方案中浏览在线市场。您可以使用系统的审批流程和电子采购单功能，以获得快速、安全和熟悉的在线购物体验。

另外，管理允许供应商内部目录的能力允许您的员工浏览授权产品或服务，并向订单供应商支付费用。

10、可视化和商业智能化

电子采购部署的主要目标是根据支出类别获得支出的可见性。分析和报告历史数据和实时动态的能力是知道如何花钱和在哪里降低成本的关键。商业智能是所有一流电子采购解决方案的关键功能。

一般来说，电子采购在提高效率、管理流程、提高透明度、便于控制等方面具有更大的优势。因此，有必要建立一个电子采购系统。企业成功发挥电子采购价值的关键是建立和完善采购管理体系和工作流程，并将其固化到合适的电子采购系统进行刚度实施。